Plus encore que la rougeole, la grippe ou la gastro, la réunionite est une maladie très répandue en France. Pourtant, il existe un vaccin et je l’ai trouvé !
Brusquement, votre smartphone devient TRES intéressant. Il se pourrait bien que vous soyez en plein milieu d’une réunion barbante. Vous avez regardé 2 fois votre montre dans la même minute et vous êtes en train de penser : « si Michel pose encore une question, je me suicide avec ma cravate » ? Il est temps de changer vos meetings de « coordination ».
Ce sont les symptômes de la réunionite et on ne devrait pas les négliger. Si on ne fait rien, l’entreprise pourrait tomber malade.
La réunionite « aiguë » fait des ravages en France
Quelques chiffres, d’abord, pour vous rassurez et vous montrez que vous n’êtes pas seul à vivre ce calvaire ! D’après une étude publiée le 6 juin 2017 par l’entreprise de sondage OpinionWay :
- Les salariés français passent en moyenne 4h30 par semaine en réunion.
- Pour les cadres, la peine est doublée !
- Pourtant, les employés considèrent seulement la moitié (52%) de ces réunions comme productives
- ET « seule une réunion sur 4 aboutit à une prise de décision. »
Aïe ! Face à cette épidémie, nous sommes démunis. En désespoir de cause, plus de 4 salariés sur 10 (44% pour être exact) se rabattent sur leur smartphone ou leur ordinateur pour faire autre chose pendant ces réunions.
Le problème, c’est que pendant qu’on assiste à des réunions, le monde ne s’arrête pas de tourner. On dirait même qu’il tourne de plus en plus vite. Avec la digitalisation de l’économie, les changements s’accélèrent.
Le remède
Les modèles économiques ont changé. Une organisation hiérarchique pyramidale, avec une chaîne de commandement qui va du sommet jusqu’en bas, ça marche peut-être pour gérer des chaînes de montage. Mais ce n’est pas comme ça que vous pouvez innover. L’heure est à la collaboration !
Toutefois,la collaboration doit être EFFICACE. La réunion est le moyen de coordonner les intentions, les informations et les énergies. Alors qu’est-ce qui rend une réunion mortellement ennuyeuse ? Certains diront l’absence d’un ordre du jour clairement établi, ou d’objectifs bien définis. Ils effleurent à peine la surface.
C’est plus profond et plus simple. Ce qui fait défaut, c’est le manque d’intérêt. Soyons un peu plus précis.
L’ingrédient manquant, c’est l’engagement.
C’est presque idiot, mais au fond, nous savons que NOUS mettons l’intérêt et la vie dans les choses. Si chaque collaborateur s’investit et participe à la réunion, elle devient alors intéressante ; elle devient « vivante ». Pour que le remède fonctionne, il faut cependant susciter la participation et là est toute l’astuce du médecin.
Trousse de premiers secours pour ranimer vos réunions
Si vous voulez rallumer le feu, prenez une grande feuille blanche et sortez des feutres de couleur. Invitez tout le monde autour de la feuille et lancez-vous. Le taux de participation de vos collaborateurs va monter en flèche. Pourquoi ? Parce que c’est amusant. Qui a dit que le travail devait être pénible ?
Qu’est-ce qui se trouve dans la trousse de premiers secours pour revivifier la réunion de travail ?
1 – LA FACILITATION GRAPHIQUE
Quoi t’est-ce ? C’est la modélisation ou la matérialisation graphique d’une présentation ou d’un échange de groupe. Elle utilise des techniques de visualisation.
Visualisons la salle de réunion.
- Au lieu de prendre des stylos, on prend des feutres
- On laisse tomber la prise de notes et on dessine ses idées.
- Chaque participant travaille à la réalisation d’une seule et même représentation graphique !
Pour commencer, mieux vaut faire appel à un facilitateur graphique, qui agira comme une caisse de résonance pour les idées des collaborateurs ; comme un traducteur des pensées en images ; comme un chef d’orchestre pour diriger et organiser les énergies.
un exemple de Facilitation graphique réalisé par Philippe Elie Kassabi :
Avec cettefacilitation graphique, qu’est-ce qui va se passer ?
- Vous allez jeter un regard nouveau sur ce que vous faites
- Vous pouvez avoir des prises de conscience sur le sens ou la valeur de votre activité
- Vous allez interagir avec les autres membres du groupe créé un véritable esprit d’équipe.
- Vous allez simplement améliorer la communication entre les collaborateurs.
2 – LE MIND MAPPING :
Il existe plusieurs traduction pour ce terme : carte mentale, carte des idées, carte cognitive… En clair, il s’agit d’un schéma sous forme d’arborescence comportant une notion clé (en image et/ou en mots) et dont les branches comportent d’autres notions ou concepts associés.
Le mind mapping se veut le calque de la pensée associative qui relie entre elles des idées en les ordonnant ou en les organisant de manière hiérarchique. Les utilisations sont très diverses, mais il peut servir à une prise de notes de type « brainstorming », l’organisation d’un projet, la mise en place d’une transition numérique, etc., etc.
un exemple de mind mapping :
Comment créer une carte de l’esprit ? Vous prenez une feuille blanche et vous inscrivez au centre le sujet. Vous pouvez également le dessiner. Puis tout autour, vous commencez à disposer les notions connexes en laissant votre esprit jouer avec des associations fécondes. A partir de ces premières branches, vous développez des rameaux en mettant en relation de nouvelles notions avec d’autres.
- Le mind mapping est une méthode créative pour la prise de notes ou la découverte d’idées.
- Cette manière de procéder permet de faire émerger des aspects nouveaux d’une problématique.
- Il brise le carcan de l’écriture linéaire pour faire apparaître des relations insolites.
3 – CHANGER L’ESPACE DE RÉUNION :
Nous avons la méchante habitude de laisser les espaces de réunion comme des endroits impersonnels, au mobilier terne. Un peu comme une salle de consultation d’hôpital.
De l’espace, des meubles esthétiques, des couleurs vives et si possible une jolie vue, ce sont autant de touches non-négligeables pour créer une atmosphère de bien-être. Elles permettront d’aérer l’esprit des collaborateurs.
Vous n’avez pas besoin d’étudier le Feng Shui. Mais pensez-le comme un espace de vie. Et n’hésitez pas à choisir un espace plus grand.
4 – UNE RÉUNION SUR LES RÉUNIONS
Vous pouvez aussi faire appel à un coach ou un comédien pour animer vos réunions. C’est l’occasion de jouer certaines scènes rencontrées sur le terrain dans un esprit ludique. Vous pouvez également échanger les rôles et même renverser les rapports hiérarchiques.
- L’animation repose sur des situations concrètes
- Elle permet en même temps une mise à distance salutaire
- Elle peut donner lieu à une réflexion sur différentes problématiques
- Elle favorise la compréhension mutuelle et les échanges entre collaborateurs.
En conclusion, l’esprit de jeu
Les jeux olympiques, les grandes compétitions passionnent les foules. Parce que même s’il y a de la sueur et des larmes, des grands objectifs, des défis et de nombreuses barrières pour réussir, C’EST UN JEU ! Comme vous, j’adore jouer à un jeu. La trousse de premier secours pour ranimer les réunions de travail vise principalement à rendre cela fun. Et vous ? Quelles sont vos astuces ?
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Cet article a initialement été publié sur le blog de videotelling. Pour le consulter, cliquez ici